لائحة السياسات المالية عطاء للخدمات الإنسانية ببدائع مرحب مقدمة: تهدف هذه اللائحة إلى تنظيم السياسات والإجراءات المالية داخل الجمعية، بما يضمن سلامة إدارة الموارد المالية، وحماية أموال الجمعية، وتعزيز الشفافية والرقابة الداخلية، وتوثيق الإيرادات والمصروفات والعهد والحسابات البنكية والسجلات المالية وفق الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة. المادة الأولى: الهدف من اللائحة تهدف هذه اللائحة إلى: 1. تنظيم إدارة الموارد المالية للجمعية. 2. تحديد الضوابط العامة للإيرادات والمصروفات. 3. تعزيز الرقابة الداخلية على العمليات المالية. 4. تنظيم الحسابات البنكية والعهد والسجلات المالية. 5. توضيح مسؤوليات مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية والمسؤول المالي. 6. ضمان توثيق العمليات المالية وحفظ مستنداتها. 7. دعم الشفافية والمساءلة والإفصاح المالي. 8. الحد من المخاطر المالية والتشغيلية ومخاطر سوء الاستخدام. المادة الثانية: نطاق التطبيق تسري هذه اللائحة على جميع العمليات المالية داخل الجمعية، وتشمل الإيرادات، التبرعات، المصروفات، العهد، الحسابات البنكية، السجلات، التقارير، الميزانية، المشتريات، العقود، الأصول، وأي تعامل مالي أو مستند مالي مرتبط بأعمال الجمعية. المادة الثالثة: المبادئ العامة للإدارة المالية تلتزم الجمعية بالمبادئ الآتية: 1. الالتزام بالأنظمة والتعليمات ذات العلاقة. 2. المحافظة على أموال الجمعية ومواردها. 3. استخدام الموارد المالية في الأغراض المعتمدة. 4. توثيق جميع العمليات المالية بمستندات مؤيدة. 5. الفصل بين مهام الاعتماد والتنفيذ والمراجعة قدر الإمكان. 6. عدم الصرف إلا وفق الصلاحيات والميزانية المعتمدة. 7. حماية السجلات والمستندات المالية من الفقد أو التلاعب. 8. إعداد التقارير المالية والمراجعات اللازمة. 9. الإفصاح المالي وفق متطلبات الجهات المختصة والسياسات المعتمدة. المادة الرابعة: الميزانية والتخطيط المالي تعد الجمعية ميزانية تقديرية أو خطة مالية وفق احتياجها وإمكاناتها، ويراعى في ذلك: 1. تقدير الإيرادات المتوقعة. 2. تقدير المصروفات التشغيلية والبرامجية. 3. تحديد احتياجات البرامج والمشروعات. 4. مراعاة الالتزامات القائمة والعقود والمصاريف الدورية. 5. اعتماد الميزانية أو الخطة المالية من صاحب الصلاحية. 6. مراجعة الأداء المالي مقارنة بالميزانية عند الحاجة. 7. توثيق أي تعديلات جوهرية على الميزانية أو الخطة المالية. المادة الخامسة: الإيرادات تشمل إيرادات الجمعية ما يرد إليها من مصادر مشروعة وفق الأنظمة وأهداف الجمعية، مثل: 1. التبرعات النقدية. 2. التبرعات العينية. 3. الدعم والمنح. 4. عوائد البرامج أو الخدمات إن وجدت. 5. أي إيرادات أخرى تقرها الأنظمة والجهات المختصة. وتلتزم الجمعية بتوثيق الإيرادات وإيداعها في القنوات الرسمية المعتمدة وحفظ مستنداتها. المادة السادسة: ضوابط استقبال الإيرادات والتبرعات عند استقبال الإيرادات والتبرعات، تلتزم الجمعية بما يلي: 1. استخدام الحسابات والقنوات الرسمية المعتمدة. 2. عدم استقبال الأموال عبر حسابات شخصية. 3. إصدار سند أو إثبات مناسب عند الحاجة. 4. توثيق بيانات التبرع أو الإيراد وفق الإجراءات المعتمدة. 5. مراجعة التبرعات غير المعتادة وفق سياسات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب. 6. حفظ السجلات والمستندات المؤيدة. 7. ربط التبرعات المخصصة بالمشروع أو البرنامج المحدد عند الحاجة. المادة السابعة: المصروفات تصرف أموال الجمعية لتحقيق أهدافها وبرامجها ومصالحها التشغيلية، ويراعى عند الصرف: 1. وجود اعتماد أو موافقة من صاحب الصلاحية. 2. وجود مستندات مؤيدة للصرف. 3. توافق الصرف مع أهداف الجمعية وميزانيتها. 4. عدم الصرف خارج الصلاحيات المعتمدة. 5. حفظ الفواتير والسندات والعقود ذات العلاقة. 6. مراجعة الصرف قبل تنفيذه وفق الإجراءات المتاحة. 7. تسجيل العملية المالية في السجلات المعتمدة. المادة الثامنة: صلاحيات الصرف والاعتماد تحدد صلاحيات الصرف والاعتماد وفق القرارات واللوائح الداخلية المعتمدة لدى الجمعية. ولا تتضمن هذه اللائحة حدوداً مالية ثابتة، وتترك حدود الصلاحيات لتحدد في جدول صلاحيات مستقل أو قرار إداري معتمد. ويجب مراعاة الآتي: 1. أن تكون الصلاحيات واضحة ومكتوبة. 2. أن تتناسب الصلاحية مع طبيعة المنصب والمسؤولية. 3. أن يتم توثيق الموافقات المالية. 4. ألا يجمع الشخص نفسه بين جميع مراحل الطلب والاعتماد والتنفيذ والمراجعة متى أمكن. 5. أن تراجع الصلاحيات دورياً عند الحاجة. المادة التاسعة: العهد المالية يجوز صرف عهد مالية عند الحاجة وفق ضوابط محددة، ويراعى في ذلك: 1. تحديد الغرض من العهدة. 2. اعتماد العهدة من صاحب الصلاحية. 3. تحديد المسؤول عن العهدة. 4. توثيق استلام العهدة. 5. تسوية العهدة بالمستندات المؤيدة خلال مدة مناسبة. 6. عدم صرف عهد جديدة قبل تسوية العهد السابقة عند الحاجة. 7. حفظ مستندات التسوية ضمن السجلات المالية. المادة العاشرة: المشتريات والعقود تخضع المشتريات والعقود للائحة إجراءات التعاقد والمشتريات المعتمدة لدى الجمعية، ويراعى في العمليات المالية المرتبطة بها: 1. وجود طلب أو مبرر للشراء أو التعاقد. 2. وجود موافقة من صاحب الصلاحية. 3. توثيق العروض أو المبررات عند الحاجة. 4. حفظ الفواتير والعقود وأوامر الشراء. 5. التحقق من استلام الخدمة أو السلعة قبل الصرف متى أمكن. 6. الإفصاح عن أي تعارض مصالح مرتبط بالمورد أو التعاقد. 7. عدم تجزئة المشتريات بقصد تجاوز الصلاحيات أو الإجراءات. المادة الحادية عشرة: الحسابات البنكية تفتح الحسابات البنكية باسم الجمعية وفق الأنظمة والصلاحيات المعتمدة، ويراعى في ذلك: 1. عدم استخدام الحسابات الشخصية في أي تعامل مالي للجمعية. 2. اعتماد فتح أو إغلاق الحسابات من صاحب الصلاحية. 3. تنظيم صلاحيات التوقيع والتحويل. 4. توثيق الحوالات والإيداعات والسحوبات. 5. مراجعة كشوف الحسابات دورياً عند الحاجة. 6. حفظ المستندات البنكية ضمن السجلات المالية. 7. تحديث بيانات الحسابات والصلاحيات عند تغير المسؤولين. المادة الثانية عشرة: السجلات والدفاتر المالية تحتفظ الجمعية بسجلات مالية مناسبة لطبيعة أعمالها، وتشمل عند الحاجة: 1. سجل الإيرادات. 2. سجل المصروفات. 3. سجل العهد. 4. سجل الحسابات البنكية. 5. سجل الأصول. 6. سجل التبرعات المخصصة. 7. سجلات المشتريات والعقود. 8. أي سجلات أخرى لازمة للتوثيق والرقابة. المادة الثالثة عشرة: المستندات المالية يجب حفظ المستندات المالية المؤيدة للعمليات، وتشمل: 1. سندات القبض. 2. سندات الصرف. 3. الفواتير. 4. العقود. 5. أوامر الشراء. 6. كشوف الحسابات البنكية. 7. محاضر الاستلام أو الإنجاز عند الحاجة. 8. قرارات الاعتماد أو الموافقات المالية. 9. أي مراسلات أو وثائق مؤيدة للعملية المالية. المادة الرابعة عشرة: الأصول والممتلكات تلتزم الجمعية بحفظ وإدارة أصولها وممتلكاتها وفق الضوابط الآتية: 1. تسجيل الأصول المهمة في سجل مناسب. 2. تحديد المسؤول عن العهد أو الأصول عند الحاجة. 3. المحافظة على الأصول من الفقد أو التلف أو سوء الاستخدام. 4. عدم التصرف في الأصول أو بيعها أو إتلافها إلا بموافقة صاحب الصلاحية. 5. توثيق تسليم واستلام العهد والأجهزة والممتلكات. 6. مراجعة الأصول والعهد دورياً عند الحاجة. المادة الخامسة عشرة: التقارير المالية تعد الجمعية تقارير مالية داخلية أو خارجية حسب الحاجة والمتطلبات النظامية، وقد تشمل: 1. تقارير الإيرادات والمصروفات. 2. تقارير التبرعات والمشروعات. 3. تقارير العهد والمستحقات. 4. تقارير الميزانية والمقارنة الفعلية. 5. التقارير المالية السنوية. 6. أي تقارير تطلبها الجهات المختصة أو صاحب الصلاحية. المادة السادسة عشرة: المراجعة والرقابة المالية تعمل الجمعية على تعزيز الرقابة المالية من خلال: 1. مراجعة المستندات قبل الصرف. 2. مطابقة السجلات مع الحسابات البنكية عند الحاجة. 3. متابعة العهد والمستحقات. 4. مراجعة الالتزام بالصلاحيات. 5. حفظ السجلات والمستندات بطريقة منظمة. 6. معالجة الملاحظات المالية والتصحيحية. 7. التعاون مع المراجع أو المحاسب القانوني عند الحاجة. المادة السابعة عشرة: التقرير المالي المعتمد إذا تطلب الأمر إعداد قوائم مالية أو تقرير محاسب قانوني، فإن الجمعية تلتزم بتوفير البيانات والمستندات اللازمة للمحاسب أو المراجع المختص، ولا تعد القوائم أو التقارير معتمدة إلا بعد صدورها من الجهة المخولة واعتمادها وفق الأنظمة والصلاحيات المعتمدة. المادة الثامنة عشرة: مكافحة الاحتيال وسوء الاستخدام تلتزم الجمعية بمنع أي ممارسات مالية غير نظامية، ويشمل ذلك: 1. منع التلاعب في المستندات أو السجلات. 2. منع صرف مبالغ دون مستندات أو موافقات. 3. منع استخدام أموال الجمعية لأغراض شخصية. 4. منع تجزئة العمليات المالية للتحايل على الصلاحيات. 5. الإبلاغ عن أي مخالفة أو اشتباه مالي عبر القنوات المعتمدة. 6. تطبيق سياسات تعارض المصالح والإبلاغ عن المخالفات ومكافحة غسل الأموال عند الحاجة. المادة التاسعة عشرة: حفظ السجلات المالية تحفظ السجلات والمستندات المالية وفق سياسة حفظ السجلات والوثائق وإتلافها، ويراعى: 1. حفظ المستندات في مكان أو نظام آمن. 2. تنظيم الملفات حسب التاريخ أو النوع أو المشروع. 3. قصر الاطلاع على السجلات المالية على المختصين. 4. عدم إتلاف أي مستند مالي قبل انتهاء المدة أو الحاجة إليه. 5. حفظ المستندات المرتبطة بالمراجعات أو الملاحظات أو البلاغات لمدة مناسبة. المادة العشرون: مسؤوليات مجلس الإدارة يتولى مجلس الإدارة أو من يفوضه: 1. اعتماد هذه اللائحة وأي تحديثات لاحقة عليها. 2. اعتماد الميزانيات أو التقارير الجوهرية وفق الصلاحيات. 3. متابعة الالتزام العام بالسياسات المالية. 4. اعتماد الصلاحيات المالية أو تحديثها. 5. النظر في الملاحظات المالية الجوهرية عند الحاجة. المادة الحادية والعشرون: مسؤوليات الإدارة التنفيذية تتولى الإدارة التنفيذية: 1. تطبيق هذه اللائحة داخل الجمعية. 2. الإشراف على إدارة الموارد المالية. 3. التأكد من توثيق الإيرادات والمصروفات. 4. متابعة الالتزام بالصلاحيات المالية. 5. رفع التقارير والملاحظات لصاحب الصلاحية. 6. معالجة المخالفات أو الملاحظات المالية وفق الإجراءات المعتمدة. المادة الثانية والعشرون: مسؤوليات المسؤول المالي أو المحاسب يتولى المسؤول المالي أو المحاسب، بحسب الهيكل المعتمد: 1. تسجيل العمليات المالية. 2. حفظ المستندات المؤيدة. 3. إعداد التقارير المالية عند الحاجة. 4. متابعة الحسابات البنكية والسجلات. 5. مراجعة العهد والتسويات. 6. التنبيه إلى الملاحظات أو المخالفات المالية. 7. التعاون مع الإدارة التنفيذية والمحاسب القانوني أو المراجع عند الحاجة. المادة الثالثة والعشرون: مسؤوليات العاملين يلتزم العاملون ومن لهم علاقة بالعمليات المالية بما يلي: 1. التقيد بالصلاحيات والإجراءات المالية. 2. عدم إجراء أي صرف أو التزام مالي دون موافقة. 3. المحافظة على المستندات والعهد. 4. الإبلاغ عن أي خطأ أو مخالفة أو اشتباه. 5. عدم استخدام أموال الجمعية أو مواردها لأغراض شخصية. 6. المحافظة على سرية المعلومات المالية. المادة الرابعة والعشرون: المراجعة والتحديث تراجع هذه اللائحة دورياً أو عند الحاجة، ويجوز تعديلها بقرار من صاحب الصلاحية في الجمعية بما يتوافق مع الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة. أحكام ختامية: 1. يعمل بهذه اللائحة من تاريخ اعتمادها. 2. تعد هذه اللائحة جزءاً من منظومة الحوكمة والرقابة المالية في الجمعية. 3. لا تتضمن هذه اللائحة حدود صرف أو مبالغ ثابتة، وتحدد تلك الحدود في جدول صلاحيات أو قرارات مالية مستقلة. 4. كل ما لم يرد به نص في هذه اللائحة يرجع فيه إلى الأنظمة والتعليمات والسياسات المعتمدة لدى الجمعية. 5. لا تعفي هذه اللائحة أي مسؤول أو عامل من الالتزام بالشفافية والأمانة وحماية أموال الجمعية. بيانات الاعتماد: اسم الجمعية: عطاء للخدمات الإنسانية ببدائع مرحب رقم الترخيص: 1000612500 المدينة: بدائع العليا تاريخ الاعتماد: {{30/06/2024 }} رئيس مجلس الإدارة: أحمد دحيم عوض الرشيدي